PDCA (Plan, Do, Check,and Act)

👀 

Industri adalah kegiatan ekonomi yang mengolah bahan mentah, bahan baku, bahan setengah jadi atau barang jadi menjadi barang yang bermutu tinggi dalam penggunaannya. Dengan demikian, industri merupakan bagiaan dari proses produksi. Bahan-bahan industri diambil secara langsung maupun tidak langsung, kemudian diolah sehingga menghasilkan barang yang bernilai lebih bagi masyarakat. Kegiatan proses produksi dalam industri itu disebut dengan peridustrian.

Salah satu aktifitas dalam menciptakan kualitas agar sesuai standar adalah dengan menerapkan sistem pengendalian kualitas yang tepat, mempunyai tujuan dan tahapan yang jelas, serta memberikan inovasi dalam melakukan pencegahan dan penyelesaian masalah-masalah. Standar tentang sistem manajemen mutu yang diterapkan baik oleh hampir seluruh jenis usaha dan rumah sakit umum maupun rumah sakit swasta adalah ISO 9001:2008, dimana penerapannya mengedepankan pada pola proses bisnis yang terjadi dalam organisasi perusahaan, untuk meningkatkan mutu produk dan jasa/pelayanan sehingga mampu meningkatkan mutu dan kinerja organisasi secara berkesinambungan untuk memuaskan pelanggan. Sistem ISO 9001:2008 ini fokus pada efektivitas dan proses perbaikan yang berkelanjutan dengan menggunakan pola pikir PDCA (Plan-Do-Check-Act). Dimana dalam PDCA, setiap proses dilakukan dengan perencanaan yang matang, implementasi yang terukur dan jelas, dilakukan evaluasi dan analisis data yang akurat, serta tindakan perbaikan yang sesuai dengan monitoring pelaksanaannya agar benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang terjadi di organisasi.

Kunci kesuksesan sistem PDCA adalah komitmen awal dari suatu organisasi, karena disinilah tempat fungsi perencanaan aktivitas yang akan dilaksanakan yang merupakan deskripsi pekerjaan dan tugas yang akan dilaksanakan oleh orang yang menduduki jabatan di divisi suatu perusahaan tersebut. Pada faktanya suatu organisasi perlu membentuk suatu system dan peranan masing - masing anggota, oleh karena itu ada yg bertanggung jawab pada perannya masing - masing. Hal ini perlu dicatat dalam bentuk dokumen untuk memudahkan dalam mengidentifikasi aktivitas yang telah dilakukan. Tentu wewenang dan tanggungjawab dari tiap divisi tidaklah sama, masing-masing sesuai dengan kedudukannya, karena itulah, dalam merumuskannya perlu dipertimbangkan dengan baik. Artinya, wewenang dan tanggungjawab tersebut bukan sekedar kumpulan semua aktivitas yang harus dijalankan namun tetap perlu diharmonisasikan atau diseimbangkan.Jangan sampai wewenang dan tanggungjawab ini terlalu berat untuk dijalankan atau tidak dapat dijalankan karena tidak sesuai dengan fungsinya.

Beberapa industri menerapkan siklus PDCA untuk memecahkan masalah secara permanen dan mencapai keadaan tujuan akhir. PDCA untuk memverifikasi kelayakan gagasan yang diajukan merupakan peningkatan secara bertahap atau terobosan.

PDCA digunakan pada saat :

1. Membuat sedikit perubahan pada sebuah proses.
2. Solusi dari masalah dapat ditelusuri.

Keuntungan dalam penerapan sistem PDCA :

1. Mendorong untuk memecahkan masalah dan menerapkan solusinya.
2. Memastikan bahwa suatu industri merencanakan, menguji dan menggabungkan umpan balik sebelum memulai penerapan skala penuh. Ini membawa sebuah industri lebih dekat ke tujuan yang industri capai, seiring dengan hal tersebut pengetahuanpun meningkat:

        • Dari pemecahan masalah.

        • Dari kegagalan.

        • Dari umpan balik yang diterima.

3.      Meningkatkan kemampuan berpikir kritis pada suatu organisasi.

4.      Membantu mencapai sistem yang lebih terintegrasi dan terpadu.

PLAN : 

• Tim memilih masalah yang harus dipecahkan (atau proses untuk diperbaiki).
•  Masalah dan sasaran harus diidentifikasi dengan jelas.
•  Situasi (kejadian) setiap saat harus melakukan analisis.
•  Alternatif solusi diidentifikasi, dipilih dan diterapkan.

DO :

• Solusi yang diputuskan harus diuji secara skala kecil.
• Melakukan pengumpulan data untuk analisis selanjutnya.
• Ini memastikan solusinya diuji secara tepat dan manfaatnya divalidasi sebelum melakukan implementasi penuh.

Check :

• Melibatkan analisis data yang dikumpulkan dan membandingkan hasil aktual dengan tujuan yang direncanakan.
• Memungkinkan mengevaluasi seberapa baik solusi bekerja.
• Memungkinkan mendiskusikan apakah perbaikan lebih lanjut mungkin dilakukan.
• Berkonsentrasi dengan mengidentifikasi masalah tak terduga, penyebab, mengumpulkan dan meringkasnya sebagai pembelajaran kunci.

Act  :

      • Melibatkan diri pada reaksi umpan balik dan pelajaran yang diambil dan menerapkan solusinya.

      • PDCA ini berkaitan dengan:

• Standardisasi.
• Mendokumentasikan.
• Mempertahankan proses perbaikan.
• Mengintegrasikannya ke dalam sistem organisasi.

Kapan PDCA dapat diterapkan pada suatu industri ?

Siklus PDCA dapat digunakan dalam berbagai situasi:

• Saat merencanakan untuk mengubah pemasok produk atau layanan.

• Saat mencoba menerapkan program k3 baru di dalam fasilitas.

• Ketika sebuah tim desain merencanakan pengembangan produk baru. 

• Saat merencanakan untuk melakukan program pelatihan untuk meningkatkan keterampilan tertentu.

DAFTAR REFERENSI

Ilham, Muhammad Nur, Skripsi: Analisis Pengendalian Kualitas Produk Dengan Menggunakan Statistical Processing Control (SPC) Pada PT. Bosowa Media Grafika, 2012.

Tim Referensi Manajemen Kualitas, Konsep Plan-Do-Check-Act, 2008 dalam https://sites.google.com/site/kelolakualitas diakses pada 9 September 2017.